承办人为文件起草第一责任人，起草文件应做到：
（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策。
（二）准确理解市委、市政府决策意图和领导同志批示、指示精神，并同现行有关文件相衔接。
（三）文件内容反映客观实际情况，提出措施和办法切实可行。
（四）观点明确、内容充实、逻辑严密、结构清晰、表述准确、文字精炼、篇幅简短。
（五）文种正确，格式规范。
（六）标明文件公开方式。文件均应主动公开，如文件内容涉及敏感信息，承办人应将文件送办公厅政务公开办公室进行审核，确定是否公开。
（七）文件内容如涉及国家秘密，须为文件定密，并按照拟定密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。文件承办人为文件定密责任人。
二、文件审核
（一）文件初核责任人职责及初核内容。
承办人负责对文件进行初核，并对文件中存在的法律政策、事实依据、行文规则、发文规格、公开方式等方面的问题负主要责任。初核内容：
1.是否有必要由市政府或市政府办公厅发文。对不应由市政府或市政府办公厅发的公文，应提出退办意见。涉及重要事项应报请分管副秘书长审定。
2.内容是否符合国家法律法规、地方性法规、规章以及现行政策规定；提出措施、办法是否有可行性、操作性。
3.公开方式是否正确，如涉密，密级及保密期限是否准确。
4.是否符合行文规则，会签单位签字手续是否齐全。
5.文件种类、主送单位、抄送单位、发文范围、紧急程度是否准确。
6.是否内容充实、数据真实、逻辑严密、结构清晰、用语准确，字词、标点符号是否规范。
7.修改后的文件是否誊清，纸质件与电子文本是否保持一致。
经初核通过的文件方可进入下一流转程序，经初核不符合要求的文件，一律退承办人重新办理。
承办人初核后应签署意见、姓名和完整日期。
（二）文件复核责任人职责及复核内容。
文件初核后，由承办人将文件送至（处）室负责人对文件进行复核，并对发文必要性、发文规格、文种、公开方式等方面的问题负主要责任。
复核内容：
1.是否有必要发文。对不应以市政府或市政府办公厅名义发文的，作出不予发文处理。
2.发文规格是否准确。对于规格过高或过低的文件作出发文规格处理。
3.文件种类、公开方式、主送单位、抄送单位、发文范围和印发数量、紧急程度等是否准确，附件材料是否完整。
经复核通过的文件方可进入下一流转程序，经复核不符合要求的文件，一律退承办人重新办理。
（三）文件审核责任人职责及审核内容。
承办人将文件送分管副秘书长或办公厅副主任进行审核，并对文件中的法律、政策、审批程序、重要事实等方面的问题负主要责任。
审核内容：
1.内容是否符合国家法律法规，措施、办法是否可行。
2.涉及相关部门或地区的共有事项是否已协商、征求意见、会签。
3.是否内容充实、事实真实、逻辑严密、结构清晰、用语准确。4.经审核后通过的文件分管副秘书长或办公厅分管政务的副主任审核后应签署明确意见、姓名和完整日期。
（四）文件审签责任人职责及审签内容。
秘书长（办公厅主任）围绕市政府中心工作，对文件内容、格式、审签程序等进行全面把关审签，并签署明确意见、姓名和完整日期。
地方性法规、政府规章、规范性文件审核按有关法定程序办理。
三、公文签发
（一）市政府上报省的请示、报告，报请市人大及其常委会审议的议案，政府令、规范性文件和涉及全局性、重要工作的文件，由市长签发，市长外出时可委托常务副市长签发。
（二）市政府商请省各委办厅局的公文，由分管副市长或秘书长签发，涉及重大事项的由市长或常务副市长签发。
（三）已经市政府有关会议决定或属于例行批准手续的事项，由市政府秘书长签发。
（四）常务会议纪要由市长签发；市长办公会议纪要由市长签发，市长外出时可委托常务副市长签发；专题会议纪要由分管副市长签发，重要工作报市长或常务副市长审阅后发。
（五）市政府办公厅文件由市政府秘书长签发，涉及到市长或分管副市长的重要文件，应先报请市长或分管副市长审阅后，由秘书长签发。
（六）市政府领导同志不直接签批未经市政府办公厅办理的文件。领导同志在签批文件时，应当签署明确意见、姓名和完整日期；其他审核人签名或圈阅视为同意。
四、文件的接收、校对、制发、归档
由市政府办公厅文电信息处负责文件的接收、体例审核、复校、制发、归档。
（一）接收。
接收人员接收承办人文件时应以收到的电子文本为准，并对以下内容进行核对：
1.各承办人是否严格按照市政府办公厅发文稿纸类别填写基础信息。
2.纸质文件是否整洁，字迹是否清晰。
3.发文范围、数量是否清楚。
4.发文确定发文字号、分送范围和制发份数并详细记载；对核实有误的文件，应退回承办人，并告知退回原因，待承办人补充完善后方可办理。
（二）校对。
1.校对文件必须以签发稿为准，对文件文字、文种、密级等校对应尊重原稿。擅自变动已签发文件内容的，文电信息处不予处理。
2.起草部门为文件的一校责任人，承办人为二校责任人，文电信息处为三校责任人；校对文件应认真、仔细，并注意保密。
（三）制发。
文件制发应坚持特急公文优先于紧急公文，紧急公文优先于一般公文原则，做到准确、及时、安全制作公文。
1.电子公文制发。
（1）电子公文制成后，按时限及时通过××电子公文处理系统平台分发，特提、特急件1小时内发出，急件半个工作日内发出，一般文件1个工作日内发出。
（2）涉密文件不得通过非涉密网络发送。
（3）没有加盖市政府、市政府办公厅印章或发文字号的白头文、便函等非正式文件，由市政府办公厅各处（室）负责人审签后通过××电子公文处理系统平台发送。
2.纸质公文印发。
（1）印制涉密文件，必须在涉密设备上进行，并按涉密文件相关规定制成纸质发出，做到安全、保密。
（2）需加印文件应经文电信息处负责人同意后，填写“加印文件申请单”审批，否则不得随意增印。
（3）纸质文件制成后按时限分发，特急件半个工作日发出，急件1个工作日发出，一般件2个工作日发出。已通过××电子公文处理系统平台分发文件的单位，不再分发纸质公文。在分发过程中要严格遵守保密工作制度，投放准确、及时、安全、保密。（四）归档。
文件制成后，将文件原稿、成品一式两份及电子文件，按规定时间向档案室移交归档。
（五）密件的翻印和文件更正。
翻印涉密文件应由办公厅分管政务的副主任签字同意。翻印时应标明印制单位、印发范围、份数，阅后及时收回。
已发文件原则上不得更正。如确需更正，由原承办人起草更正通知和更正说明，承办人经分管副秘书长审核同意后，文电信息处予以更正。
五、发文原则
（一）坚持少而精。
1.依照职权范围可由部门发文的事项，不以政府名义发文；可以政府办公厅名义发文的事项，不以政府名义发文；上级文件已公开发布、本级无新的政策、措施的事项不得重复发文。可发可不发的文件一律不发。
2.从严控制印发各类检查考核、整治方案、总结评估、表彰奖励等方面的事务性文件。
3.严格控制成立和调整各类议事协调机构的发文。可通过建立联席会议制度、工作会商、联合行文等方式处理问题的，不发文成立领导小组。已有的领导小组调整，原则上一届政府只集中调整一次，由市政府办公厅发文。
4.严格控制公文篇幅和字数，努力做到篇幅简短、结构严谨、表述准确、文字精炼。一般文件内容不超过2000字，内容涉及面广、事项多的文件一般不超过3000字。
