1．具有鲜明的政策性。公文载明了党和国家的方针、政策，规定有关单位和个人应该做什么，不应该做什么，鼓励做什么，反对做什么。
2．具有法定的权威性。公文一经发布施行，就具有极强的法定效力，是党和国家要力与意志的表现，具有行政领导、行政指挥的权威和行政上的约束力。
3．具有严格的规范性。无论是公文的体式（包括公文的文体、文种、格式等），还是公文处理的程序，都有严格、统一的规范，必须共同遵循，不能自行其是，随意变更。
4，具有较强的时效性。公文一般是针对已办、正在办或将要办的事情行文的，它的执行效用有明确的时间限度。
（三）公文的作用
1．规范和准绳作用。政府机关的公文有相当一部分是发布各种法规、条例、章程、守则的，属于法规性文件，具有法律的规范和准绳作用。这类法规性公文一经制订、发布，就必须贯彻执行。
2．领导和指导作用。上级与下级之间具有领导与被领导的关系或指导与被指导关系，上级机关向下级机关发布的决定、意见和通知等公文，具有领导和指导作用。
3．宣传和教育作用。各级行政机关发布的有关文件，是党和国家方针、政策的载体，组织广大干部群众学习文件，并进行必要的宣传，可以统一思想认识，增强遵守和执行政策的自觉性、主动性，更好地发挥政策引导作用。
4．沟通和信息作用。公文可以把国家的方针政策、政府的工作决策、部署以及上级机关的意图，传达给下级机关，也可以把广大干部、群众的意见和要求，以及下级的情况和问题反映给上级。因此，具有沟通上下左右、交流信息的作用。
5．依据和凭证作用。法定的权威性决定了行政公文是有关公务活动开展的依据，也是公务活动的真实记录和文凭证。
（四）公文处理的基本原则
公文处理是指公文的公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
公文处理应坚持实事求是，准确规范、精简高效、安全保密的原则。
1．实事求是。行文应根据实际需要，内容有针对性，从实际出发，注重实效。
2．准确规范。内容必须真实、准确，各个环节也应准确，格式必须规范，保证质量。
3．精简高效。行文要少而精，公文要简洁通畅，克服形式主义。公文处理过程中尽量简化文件审批层次和文件运转的中间环节，加强相互协调，提高工作效率。
4．安全保密。有些公文的内容涉及党和国家和秘密。因此，必须严格执行有关保密规定，确保公文安全。
（五）公文种类
1．文种的概念
文种，又称公文名称，用以概括表明公文内容、性质、作用，说明作者权限，制发公文的目的与要求等。
建国以来，国家对统一公文名称非常重视，1951年9月，中央人民政府政务院颁布了《公文处理暂行办法》，又于1957年、1981年、1987年、2000年和2012年先后多调整了公文名称。国家行政机关的公文从解放初期的七类十二种发展到2012年4月份中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发的《党政机关公文处理办法》[中办发2012）14号]规定15种：
（1）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（2）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（3）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
（4）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。
（5）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
（6）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（7）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（8）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（9）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（10）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
（11）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
（12）批复。适用于答复下级机关请示事项。
（13）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
（14）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（15）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
国家行政机关使用的公务文书除以上法定的十五种以外，还有一些常用的公文名称，如计划类公文的规划、计划、工作要点；法规类公文的章程、条例、规定、办法、实施细则以及合同、协议等。
2．文种的正确选用
（1）上行文及相应文种
上行文是指具有函属关系的垂直系统内，下级机关向上级机关、业务指导机关发出的文件。
常用文种中，请示、报告属于上行文文种。
上行文应在公文首页注明签发人姓名。上行文只能抄送给上级或同级机关，不能同时抄送下级机关。请求文在未得到批复时不要向下级或平级抄送。
（2）下行文及相应文种
下行文是指具有隶属关系的垂直系统内，上级机关向隶属机关或业务的被指导机关发出的文件。
主要文种有：决议、命令、决定、公告、通告、通报、批复属下行文，通知一般也是下行文。
（3）平行文及相应文种
平行文是指同系统的同级机关或不相隶属的任何机关发出的文件。向不相隶属机关发文，不受机关级别的限制。
常用文种里，函属于平行文，知照性通知也可以是平行文。
另外，意见、纪要既可作为上行文，又可以用下行文、平行文文种使用。
3．公文的行文规则
（1）公文的行文规则
①行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
②财政局可以与区直各局互相行文。除以“函”的形式商洽工作、询问和答复问题以及审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文；确因工作原因，需要处下一级政府正式行文，应先报区政府批准，并在文中注明“经区政府同意”字样。
③内容重要的公文，向本系统行文，应当同时抄送区政府办公室。
④属于财政局职权范围内的事务，应由财政局自行行文或与有关部门联合行文。须政府审批的有关事项，经政府授权或同意后，可以由财政局行文，文中应注明“经政府授权”或“经政府同意”字样。
⑤对涉及其他部门职权范围内的事项，未与有关部门协商，或协商不一致时，不得对外行文。
⑥财政局可以与政府所属各部门、下一级政府、同级党委、军队机关及部门、同级人民团体和行使行政职能的事业单位联合行文。
⑦除政府领导直接交斩的事项外，上报的“请示”、“意见”和“报告”，一律报送政府，不得直接报送政府领导个人。
（2）联合行文的注意事项
联合行文是指由两个或两个以上机关就同一事项共同发文。
①联合行文的机关应该是同一级别、同一层次；
②联合行文应当明确主办部门；文号一般使用排列在前的机关发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。
③联合发文的签发，由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签，一般不得使用复印件会签；
④联合发文，主办部门一般要给每个联合发文部门3份文件存档，但在“抄送机关栏”中不能标注任何一家联合发文单位的名称。
（3）部门内设机构对外行文规定
《党政机关公文处理工作条例》规定：部门内设机构除办公厅（室）外不对得对外正式行文。其含义是指科室（事业单位）不得以财政局名义对本部门机关以外的其他机关（包括本系统）行文。其主要限制是：财政局内设机构不得对外制发政策性、规范性文件，内设机构不得代替财政局机关审批应当以财政局名义下发的事项。
二、常用公文格式
（一）公文格式概述
公文格式即公文的规格样式，是指公文中各个组成部分的构成与布局，是由文种和公文内容所决定的。
1．版面
（1）页边与版心尺寸
公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。
（2）字体和字号
如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。
（3）行数和字数
一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。
（4）文字的颜色
如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。
2．印制装订要求
（1）制版要求
版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。
（2）印刷要求
双面印刷；页码套正，两面误差不超过2mm。黑色油墨应当达到色谱所标BL100%，红色油墨应当达到色谱所标Y80%、M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。
（3）装订要求
公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成90º，无毛茬或缺损。
骑马订或平订的公文应当：
a）订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差±4mm；
b）无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；
c）骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm~5mm。
包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。
3．公文格式各要素编排规则
（1）公文格式各要素的划分
本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。
页码位于版心外。
（2）版头
①份号
如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
②密级和保密期限
如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
③紧急程度
如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
④发文机关标志
由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。
发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。
联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。
⑤发文字号
编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。
上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
⑥签发人
由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。
如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
⑦版头中的分隔线
发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。
（3）主体
①标题
一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
②主送机关
编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，标注方法见7.4.2。
③正文
公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
